8 juillet 2020

La réunion, lieu de travail décrié et obligatoire, a-t-elle enfin trouvé sa solution ?

Par Patrick Chabannes

Il y a plus de lumière et de sagesse dans beaucoup d’hommes réunis que dans un seul.

Le télétravail multiplie à l’envie les réunions. Ce lieu de travail formel honni et incontournable provoque une usure psychique mais son absence cause des interruptions de travail destructrices de l’attention. Tout le monde connaît, enfin devrait, les principes de leur organisation, peu nombreux sont ceux qui les mettent en pratique. Tout a été essayé ; une abondante littérature a vu le jour depuis des décades ; rien n’y fait. Des solutions de tableau blanc ou de management visuel apportent des améliorations mais ne traitent pas les points majeurs : la préparation, le compte-rendu et le suivi en mode collaboratif asynchrone.

Cocoricoooo !!!!  Un éditeur français, ASTER, propose depuis 2 deux ans une solution collaborative dotée d’une expérience utilisateur à vous couper le souffle.

Dans un entretien à écouter sur Youtube le gadzar CEO d’ASTER, Vincent Mendes détaille les principes et les fonctionnalités de son logiciel Cloud avec son interlocuteur le brillant Bertrand Duperrin au blog incontournable.

La vision d’Aster :

Les réunions sont d’abord un lieu de travail. Aussi la préparation, le compte-rendu et le suivi des actions à mener sont les points sensibles à améliorer en leu ajoutant de la collaboration, une expérience utilisateur soignée et une intégration sans faille aux outils de bureautique usuels.

Vue d'un calendrier web outlook en lien avec l'apps Aster
Vue d’un calendrier web outlook en lien avec l’apps Aster

Des fonctionnalités époustouflantes

  • Intégration aux outils collaboratifs et messagerie, calendrier et tâches de Microsoft et Google ainsi qu’à des gestionnaire de tâches et de gestion documentaire.
  • La préparation de la réunion, intégrée à l’invitation, est un document collaboratif, en ligne, disponible dans l’agenda de réunion créé automatiquement avec des modèles personnalisables, 
  • Les acteurs se voient assigner des rôles, avec des messages et des relances personnalisées à propos de leurs contributions attendues 
  • amendement collaboratif de l’agenda, 
  • création du compterendu automatisé, 
  • intégration de notes personnelles
  • invitations des collaborateurs par sujet au sein de la même réunion, 
  • reprise automatique du reste à traiter pour les réunions récurrentes (CoPil…)
  • Les sujets apparaissant lors d’une réunion sont ajoutés à la volée et seront automatiquement intégrés au compterendu et/ou au menu de la prochaine.
  • Et plein d’autres tips & tricks

Cerise sur le gâteau et promesse d’adoption étendue, seul le créateur de réunion nécessite une licence, les autres acteurs au sein de l’entreprise ou à l’extérieur pourront contribuer, remonter des sujets, obtenir le compte-rendu sans coût additionnel. 

Conseil de l’éditeur, ciblez en premier les réunions régulières, colonnes vertébrales des organisations.

Et bien entendu des indicateurs sont disponibles. Ces KPI permettront de calculer la productivité, le coût, le temps passé en réunion, le nombre de décisions prises en réunion, etc…

La pépite française de 20 personnes vous attend pour améliorer le travail en équipe, le télétravail, avec une collaboration en amont et en aval de la réunion, cet espace de travail obligatoire.

Lectori salutem, Patrick