Des économies d’achats, Oui ! Mais pourquoi faire ?

Dans le parfait tableau de bord d’une Direction Achats, l’évaluation des économies tient une place prépondérante. Mais alors que cette pierre angulaire des livrables d’un Service Achats ne devrait être qu’un des indicateurs exploités pour analyser une situation et déterminer des axes de progrès, leur prépondérance ne répond qu’à l’objectif immédiat à atteindre. L’indicateur des économies d’achats se doit d’être dual et voici comment.

Un indicateur dual ! Ce n’est pas pour varier les plaisirs mais il existe une multitude de façons d’évaluer la Performance Achats. D’ailleurs la littérature scientifique à ce sujet est très riche et constitue une excellente base de travail. Mais avant de se plonger dans ces ouvrages, on peut se demander quel est le but de cet indicateur ? La Performance Achats doit-elle communiquer une simple performance ou doit-il aussi être le support pour expliquer des phénomènes afin de pouvoir mener des actions d’amélioration ?

Lorsque je me suis attaché à cette tâche, mes choix se sont orientés vers d’abord l’évaluation de l’impact des achats sur le compte de résultat, puis l’évaluation de valeur ajoutée de la fonction achat. La première orientation était basée sur une comparaison avec les prix historiques. Ce procédé est simple et compréhensible de tous, même si le diable se cache dans les détails et que des biais peuvent fausser cette première évaluation.

« Les règles de calcul d’évitement de coût – cost avoidance – différent selon les catégories achat. »

La performance achat ! Plusieurs possibilités s’offraient à moi pour évaluer la valeur ajoutée de la fonction : le benchmark interne, le benchmark externe ou la mesure d’une performance. Entre la pertinence de la comparaison et la disponibilité de données fiables, la mise en œuvre des 2 approches de benchmark était trop complexe et pas assez pertinente. A l’inverse, le calcul de la performance m’est apparu plus simple en posant la question de la façon suivante : sans une intervention des Achats que ce serait-il donc passé ? Difficile question me direz-vous ? Pas tant que ça ! Pour les achats directs, nous pouvons utiliser les indices de marché. Ils sont connus des équipes et faciles à suivre. Concernant les achats indirects, les indices existent mais sont-ils toujours représentatifs de l’achat réalisé ? Pas nécessairement, c’est pourquoi j’ai utilisé le concept de cost avoidance (évitement de coûts) pour mesurer cette performance. En fonction des catégories d’achat concernées, j’ai édicté des règles de calcul claires. Par conséquent ma performance achat découlait de la différence entre les gains sur le prix historique et soit l’impact coût de l’indice pour les achats directs, soit d’un calcul de coût évité pour les achats indirects. 

« La Performance Achats est la comparaison entre des gains sur prix historiques versus l’impact de l’évolution d’indice marché. » 

La preuve par l’exemple ! Prenons un exemple concret et regardons quelles conclusions nous pouvons en tirer. L’acheteur doit renégocier les tarifs du produit A dont la part de matière première est de 50% et qui a vu son cours augmenter de 10%. Après négociation, l’acheteur parvient à limiter la hausse à 5%, le produit n’a subi que la hausse du marché. Par rapport aux prix historique, la hausse est donc de 5%, l’impact du marché est aussi de 5%, par conséquent la performance achat est de 0. Mais pour autant, est-ce un mauvais résultat ? Dans le cas inverse, à savoir une baisse de 10% de la matière première. L’acheteur fait une économie versus le prix historique, mais n’a-t-il obtenu que le strict minimum ? Certes, dans un cas, l’entreprise réduit ces coûts et dans l’autre, elle connait une augmentation. Ce sont les aléas de la vie de l’entreprise auxquels nous sommes tous confrontés. Au-delà du strict calcul mathématique, l’information retirée de l’analyse des résultats, est la vraie valeur de cet exercice. 

« Au-delà de la discussion du calcul de la performance Achat, l’information retirée de l’analyse des coûts évités est la vraie valeur de cet exercice. »

Mesurer, c’est agir ! Les résultats de ces calculs n’ont de sens que s’ils sont utilisés pour comprendre et expliquer les évènements passés. Certes le résultat mis en avant par ce type d’outil, répond aussi à des objectifs qui nous ont été assignés ! Ces derniers ont pu être fixés pour améliorer une situation existante, pour répondre à un enjeu particulier ou résoudre un disfonctionnement. Au-delà de la réalisation d’objectifs, mesurer permet d’apporter un éclairage sur l’impact de phénomènes exogènes et de comprendre l’efficacité de tel ou tel levier achat. Car il faut investiguer pour identifier ce qu’il y a derrière une valeur ou un ratio. Et par conséquent, ces analyses nous permettent d’agir ! Elles nous aident à définir les stratégies à privilégier en associant les tactiques adéquates pour satisfaire nos clients et répondre aux enjeux de compétitivité coût de l’entreprise. Ainsi nous apporterons notre contribution pour affronter les futurs défis.

par David Delalande (écrire à David)
Associé de la société de Conseil Del C&M
Conseil en transformation Achats : stratégies achats, catégories management, plan de performance, feuille de route digitale, performance plurielle, organisation et programme talents