SI Achats, paramétrage, customisation, quelle confusion

Que cachent ses termes utilisés pour décrire les modalités de mise en œuvre des solutions Source-to-Pay ? Tentons de les définir et de vous indiquer les points d’attention pour contribuer au succès de la digitalisation de vos processus métier.

La customisation d’un Source-to-Pay doit être considérée comme un développement spécifique. 

Quand paramétrage tend à désigner logiquement les modalités de configurations accessibles aux Administrateurs de la Plateforme, la customisation n’est souvent accessible qu’à l’éditeur ou à ses partenaires. Le premier vous garantira de rester dans le fonctionnement standard, la deuxième vous ouvrira les possibilités d’adaptation fonctionnelle à vos contraintes grâce à une frontière floue avec le développement spécifique. 

Customiser avec succès votre Plateforme S2P oblige à mettre en place une équipe d’admin de bon niveau métier, une documentation, des scénarios de tests utilisateurs, des tests de charge et une phase de recette à chaque montée de version.

La matrice de rôle, le point sensible de votre solution Source-to-Pay

La matrice de rôle, point sensible s’il en est, doit être examinée dans le détail pour s’assurer de l’adaptation des rôles des personae standards à votre organisation. N’est-il pas incroyable de constater que des éditeurs de classe mondiale n’ont pas de rôle Category Manager dans leur module de Supplier Management ? 

Les capacités de configuration standard seront limitées aux rôles définis dans les processus standard. Tout rôle supplémentaire vous fera entrer dans le domaine de la customisation. 

Point aveugle des analystes, le transport des configurations entre environnement de Test et Production

Les Source-to-Pay sont disponibles avec deux environnements minimum, Production et Test. Le premier, garanti par un contrat de niveau de service, est ouvert à tous vos utilisateurs et le deuxième uniquement aux Administrateurs de la Plateforme pour tester de nouveaux paramétrages ou les fonctionnalités des nouvelles versions.

Comment les configurations de l’environnement de Test sont-elles basculées sur la Production et vice-versa? 

Les mécanismes de Transport sont très, très inégaux d’une Plateforme Source-To-Pay à une autre….et même pour des éditeurs de classe mondiale. L’inconfort passera peut-être encore si vous restez dans le standard de la solution mais si vous customisez…

Intégration de votre SI Achats : paramétrages ou customisations ?

Les éditeurs concentrent leur efforts sur les fonctionnalités métier délaissant le point crucial de l’intégration aux Clients via des webservices sortants standards.

• Le chargement de fichier est une interface manuelle devant proposer un ensemble de vérification de cohérence de données d’entrée paramétrable.   
• Le SSO, single sign on, compatible SAML V2 ne doit être qu’un service à ouvrir, prêt à être consommé par vos systèmes d’identification avec une optionnelle assistance. 
• Les appels de webservices sortants du Source-to-Pay fonctionnent bien en général, les entrants font par contre l’objet de discussions animées. Dans tous les cas, ils doivent être documentés et disponibles pour tous les objets métiers (PO, Receive, fiche Fournisseur…) dans des états de flux déterminés. Le coût, coté éditeur, est alors marginal. 
• Les connecteurs vers les sources de données RSE, légales, Risque …, sont bien souvent fait à façon et donc customisés. Seule une documentation fonctionnelle et un coût marginal confirmera un standard.

Cherchez à savoir ce qui sort du standard, ces custos, surcouches et autres by design et champs supplémentaires pour soit changer votre processus soit mettre en place l’organisation d’administration et support idoine.

Lectori salutem, Patrick Chabannes
“L’esprit aime mieux ce qui confirme son savoir que ce qui le contredit.” Gaston Bachelard.