De la curieuse faiblesse fonctionnelle des logiciels de gestion de contrats

L’amélioration de la gestion des contrats est impérative pour qui veut réduire ses coûts, ses risques et améliorer la productivité et la collaboration au sein de son entreprise. C’est un enjeu bien connu des directions achats et pourtant, dans une récente étude*, 34% des entreprises interrogées seulement déclarent être équipées d’un progiciel de gestion de contrat proposé par les éditeurs. Avouez qu’il y a là matière à s’interroger sur les raisons de ce gouffre entre le besoin et sa mise en pratique. 

Paru dans la Lettre des Achats, n°217, Juin 2013

Le contrat, pierre angulaire de la relation client/fournisseur 

Le contrat est révélateur de la primauté de la fonction achats dans le cadre de la relation avec les fournisseurs à toutes les étapes de son cycle de vie, par nature, il fait intervenir les différents acteurs de l’entreprise, imposant une collaboration et des subordinations que toutes les organisations ne sont pas prêtes à mettre en musique. Il y a là, peut-être, une première raison à observer. Répétons inlassablement que les systèmes d’information libèrent les énergies des organisations pour peu qu’elles soient au clair avec leurs processus et qu’elles emportent l’adhésion de leurs hommes à ceux-ci. 

Des fonctionnalités sous-exploitées 

Les fonctions des progiciels de gestion de contrat déployés, dans leur immense majorité, se résument à un stockage des documents contractuels, une description synthétique, une classification achats, des droits d’accès et une alerte sur la date de renouvellement. Les applications maison basées sur une gestion documentaire répondent souvent correctement aux besoins immédiats. Aussi, n’est-il pas étonnant qu’elles réunissent la moitié des implémentations. Pourtant, ces mêmes progiciels proposent des fonctionnalités plus avancées démontrant leur volonté d’apporter une valeur ajoutée. Citons par exemple la gestion des clauses légales, une négociation collaborative, des circuits d’approbation, la signature électronique, l’archivage légal, un suivi des livrables, des revues de performances et même des suivis de consommation. Ainsi, les voit-on se démarquer des ERP aux solutions rudimentaires, et des solutions dédiées aux juristes, au périmètre fonctionnel limité.
 La question brûle les lèvres: pourquoi ces fonctionnalités ne sont-elles pas implémentées dans la majorité des cas!? 

Les éditeurs utilisent-ils les logiciels qu’ils développent ou qu’ils conseillent? 

Il n’est pas anodin de noter que toutes les fonctionnalités citées ci-dessus nécessitent une collaboration intra et interentreprise. La facilité d’usage devient un élément clé. Le changement des habitudes ne peut passer par des formations. Quelle que soit leur taille, les éditeurs de logiciel et les sociétés de conseil doivent avoir implémenté une solution dans son périmètre le plus large. Et si, comme je l’ai trop souvent entendu, leurs personnels se refusent à adopter en interne tel nouvel usage au prétexte d’une lourdeur accrue dans leurs activités quotidiennes, comment en serait-il autrement pour une direction achats? Non, au siècle de l’Internet, les cordonniers n’ont pas à être les plus mal chaussés. Bien au contraire. 

Un contrat est établi pour être exécuté 

Truisme sans doute, mais quels outils les logiciels proposent-ils pour permettre à une direction achats de faire connaître l’existence de ce contrat, d’inciter des populations diverses à s’y référer et de piloter son usage ? 
L’enjeu: la réalisation des économies issues du travail de l’acheteur. Indéniablement, ces fonctionnalités marquent par leur absence. 

Une idée… 

Proposons aux éditeurs une idée d’amélioration des plus faciles à mettre en œuvre car ne dépendant que d’une volonté de leur marketing produit. Pensez aux entreprises décentralisées et adjoignez à votre module contrat une gestion de contenu de type ecatalog, en mode web 2.0, permettant d’accéder aux articles négociés et à leurs conditions contractuelles. Cerise sur le gâteau, vous ferez un premier pas vers le P2O. Et gageons, Messieurs, qu’améliorant vos solutions pour les grandes sociétés décentralisées, vous vous ouvrirez l’immense marché des centrales d’achats de PME. 

* Etude « E-achats 360° » Demat-Infos, Institut du management des achats 2013.​ 

Par Anthelme de Cyrénac
« À une époque de supercherie universelle, dire la vérité est un acte révolutionnaire. » George Orwell, 1984.