23 février 2023

Comment remettre du sens au sein des processus métier digitalisés?

Par Patrick Chabannes

[1] Quand les processus tuent la créativité de l’organisation.” À l’heure où chacun se questionne sur le sens de l’action au travail, trop de processus digitalisés sont orientés vers le contrôle, là où la confiance, par la symétrie des attentions, ouvrirait à la performance par la collaboration. Comment le digital permet-il de doser confiance et contrôle lors des implémentations de Source-to-Pay ?

[2] Par lassitude devant l’effroyable multiplicité des problèmes, la complexité et les difficultés de la vie, la grande masse des hommes aspirent à une mécanisation du monde, à un ordre définitif, valable une fois pour toutes, qui leur éviterait tout travail de la pensée.” Les processus, la Règle, sont certes nécessaires. Mais ils ne doivent permettre aux collaborateurs, le Contrat, de faire face à aux défis quotidiens. Dans ce combat sans fin entre le Contrat et la Règle, le danger sera de voir les collaborateurs abandonner leur liberté d’agir au service du bien de l’entreprise pour le cadre mécanique des processus.
Le digital embarquant nativement le contrôle peut, et doit, développer la collaboration en considérant uniquement l’âme du processus.

Un processus digital ne peut en aucun cas être la copie d’un processus manuel.

[3]Les ordres spontanés ne sont pas nécessairement complexes, mais à la différence des arrangements délibérés des hommes, ils peuvent avoir n’importe quel degré de complexité.
La superposition de circuits d’approbation prédéterminés et des processus tenant vainement de décrire la réalité des gestes métiers complexes écrits, qui plus est, à un instant T de la vie de l’entreprise, ne peuvent fonctionner qu’à la condition de voir le collaborateur se mettre au service du process avec pour seule vision : alimenter la machine. Son travail perd de son sens, l’entreprise de son efficacité, l’agilité est lettre morte, l’engagement diminue. En ne considérant que l’âme du processus, le digital peut offrir efficacité et agilité.

[4]Penser un processus dans son détail n’est pas possible, l’échec est assuré.” 

La question est donc : Qu’est-ce donc que cette âme du processus ? 
Considérez la solution sur trois angles : ordre spontané, contrôle et qualité des données.

  • L’âme du processus est l’ensemble des étapes strictement nécessaires à la réalisation de la tâche : des étapes partagées, comprises et adoptées. 
  • Contrairement aux règles manuelles, le digital accompagne l’ordre spontané en s’adaptant aux contextes et, grâce à ses dimensions collaboratives, proposera ici d’ajouter un approbateur, là de poser une question à une ressource interne ou externe, tout en aidant l’utilisateur avec le suivi des tâches ou des recommandations de priorisation.
  • Entre piste d’audit et analyse a posteriori, le contrôle natif des outils logiciel est connu de tous. Si connu et intégré qu’il vous faudra le rendre discret. 
  • Et cerise sur le gâteau, l’utilisateur engagé et responsabilisé fera attention naturellement à la qualité de la donnée. 

Lectori salutem, Patrick Chabannes

Citations : 

Lectori salutem, Patrick Chabannes