Le Digital Achat, un atout-clé pour faire face au contexte volatil et incertain de cette rentrée : pourquoi, comment, et avec quelles limites ? 2 sur 4

Les tendances du Digital Achats (15’)

Une conférence sur le thème du Digital Achats avec Raphaël Belliière-Lottier (MEOTEC/ADRA), Audrey Guéry (UNITE), Jean-David Faure (COUPA) et Aurélien Veillet (PURCHASING PARTNER) représentant le monde des Achats, du Conseil, des SI Achats et des Places de Marché.

Retrouvez les 4 parties

1. Introduction et présentation des invités
2. Les tendances des systèmes d’information achats
3. Qu’ont révélé les crises pour les Achats et le digital Achats ?
4. Comment le Digital Achats peut répondre dans le cadre des challenges RSE et carbone ?

Patrick Chabannes : Raphaël, vous êtes un praticien des Achats et membre de l’ADRA, pourriez-vous nous apporter au nom de la Fonction votre vision des systèmes d’information Achat, de ce qu’ils apportent et de leur évolution ? 

Raphaël Bellière-Lottier : Merci Patrick, Bonjour à tous ! Merci pour cette question qui n’est pas la plus simple mais qui est normale pour commencer. Tout d’abord, la vision des directeurs achats sur les solutions digitales dépend avant tout du niveau de maturité du secteur d’activité, de la Direction Achats. Cette vision pourra inclure différents sujets.

À court terme, toutes les entreprises ont un sujet à adresser : la digitalisation du processus achats, que ce soit du Source-to-Contract ou du Procure-to-Pay.
À moyen et à long terme, suivant le niveau de maturité, on peut adresser des sujets tels que :

• Supplier Relationship Management (SRM), 
• Pilotage des contrats, 
• Le fort enjeu de la gestion des tableaux de bord, des KPI’s
• Le sujet extrêmement important de la data, 
• Les Achats responsables bien évidemment dont on en parlera dans la troisième partie. 

En transverse, la question importante est aussi : comment le Digital Achats me permet de collaborer avec mes fournisseurs et avec mes clients internes. 
Et enfin, pour les achats non ou semi stratégiques, n’oublions pas le sujet des solutions de catalogues et des Places de Marché qui sont de plus en plus utilisés.

Patrick:  Audrey, à l’instant Raphaël citait les Places de Marchés (marketplaces) comme une des composantes du Digital Achats. Comment voyez-vous l’évolution ces dernières années de ce type d’offres dont UNITE est spécialiste ?

Audrey Guéry :  Merci beaucoup Patrick. Bonjour à tous. En France, on l’a vu avec la pandémie, de nombreuses entreprises se sont digitalisées. Je lisais récemment dans une étude de PWC que la transformation digitale est la troisième priorité stratégique des directions achats. Et pourtant, seulement 64 % des directions achats sont digitalisées avec une solution Source to Pay. 

Chez UNITE, nous permettons l’accélération de la transformation digitale grâce à une MarketPlace B2B ; une Place de Marché avec des millions de produits négociés, un créditeur unique, un réseau de fournisseurs et ces propres contrats-cadres. 
Nous constatons différents besoins exprimés par les Directions des Achats : un besoin de réduction des coûts, surtout en ces temps de crise, et la digitalisation permet de réduire jusqu’à 60 % des coûts de processus ; un besoin de gagner du temps, ce que permet aussi la digitalisation. 

La Place de Marché permet de réduire les risques puisque les utilisateurs accèdent à des offres de fournisseurs certifiés, en autonomie avec un certain degré de contrôle et de visibilité sur les dépenses engagées.

La vision de UNITE, c’est de s’adapter à tous les besoins des PME aux Grands Groupes :

• aux grandes ou moyennes entreprises en se connectant par exemple dans des systèmes Procure-to-Pay tels que COUPA et d’autres systèmes de procurement, 
• aux PME et aux plus petites entreprises qui n’auraient pas aujourd’hui de système de eProcurement et qui souhaiteraient avoir un compte Internet multi-utilisateurs avec des règles de validation par personne ou par centre de coûts. 

Patrick : Merci Audrey d’offrir une transition gratuite vers Jean-David en exprimant l’interconnexion des offres de valeurs. Jean-David, quelle a été l’évolution des besoins du Métiers et en regard des solutions Source to Pay? 

Jean-David Faure :  Bonjour à tous. Côté éditeurs, notre constat, c’est que nos clients ont en gros quatre besoins :

1. De visibilité supérieure par rapport à ce qu’ils ont. 
2. De réactivité parce que le marché est très fluctuant et donc ils doivent pouvoir s’adapter en temps réel. 
3. De sécurisation,
4. Et d’anticipation. 

Sur la partie visibilité, comme le disait Audrey et Raphaël, nos clients ont tendance à ajouter à leur solution Digital Achats des briques fonctionnelles en amont et en aval. La partie engagement dépenses est aujourd’hui plutôt bien couverte, aussi l’on voit l’intégration de briques Supply Chain pour avoir une visibilité globaleavec la nécessité que les briques logicielles communiquent entre elles. Prendre le meilleur logiciel vertical (Best of Breed) ne suffit pas. L’’intérêt est vraiment d’avoir une Suite logicielle consolidée pour offrir de la visibilité. Nous constatons que, en gros, chez nos clients, entre 20 et 30 % de nos nouveaux projets sont des projets d’extension de solutions déjà existantes. 

Le deuxième point, la réactivité. Cette capacité à s’adapter au contexte. Nous avons beaucoup de retours de notre communauté d’utilisateurs. Et notre Plan de développement Produit (Roadmap) est pour moitié (50 % ) composé de leurs besoins. C’est une nécessité. Nos clients ont un vrai besoin de réactivité sur ce sujet. 
Les Directions des Achats ont besoin d’avoir des outils qui ne sont pas figés, qui évoluent en fonction des contraintes, de la maturité métier et data et ne sont pas comme ses ERP’s dont les fonctionnalités ne bougeaient pas pendant 10 ans !
En trois, la sécurité. Nous avons un module métier de gestion de gestion de risque. L’on constate une tendance forte sur ce sujet chez nos Clients et sur le marché : Quasiment 50 % de nos appels d’offres qui contiennent une composante de gestion de risque. 
En quatre, l’anticipation. Nos clients nous disent : OK, c’est bien tout ça mais nous avons besoin d’être capables d’anticiper ce qui va arriver. 
Le prérequis, comme le disait par Raphaël tout à l’heure, est une gestion de la donnée. Que faire des données, comment les traiter, toute la notion de gouvernance en fait. Et ceci mis en route, notre technologie permettra d’avoir une notion de prescription, de proposer des tendances, des actions, des pistes d’amélioration.

Pour résumer, la couverture de la digitalisation chez nos clients augmente à partir du Procure-To-Order vers la Finance (Pay et trésorerie) et vers la Supply Chain.

Patrick :   Comment satisfaire à ce besoin d’extension du processus End to End ? Un éditeur se doit-il de faire des acquisitions, de développer des fonctionnalités supplémentaires ou de tisser des partenariats technologiques ?

Jean-David : Un éditeur ne peut pas être bon partout, il doit choisir ces batailles, ces priorités. Côté COUPA, il y a un certain nombre de besoins que nous développons en interne, ou bien nous procédons à des acquisitions sur une approche Best of Breed que nous intégrons dans notre Plateforme, et pour finir, comme Audrey l’a mentionné, nous avons des partenariats avec des sociétés apportant de la valeur complémentaire. Nous gérons alors toute la partie intégration puisque le but est d’offrir à nos clients une expérience unique, une navigation fluide même avec plusieurs applications,

Patrick : Aurélien, ma question innocente pour vous, homme de conseil : Le digital est une fin en soi ? Ne fait-on pas un peu du digital pour du digital ? 

Aurélien Veillet : Bonjour à tous. Tout d’abord, déjà, il y a un postulat clair et annoncé : c’est que depuis 2020 et la fin de la première période COVID il y a une course à la digitalisation qui s’est renforcée actuellement avec le contexte de pénurie qu’on connaît aux achats. 

Et on dénote 

• Beaucoup de demandes sur des projets de type SRM (Supplier Relationship Management), souvent pour des clients qui ont déjà une solution et qu’ils veulent étendre à la gestion des risques et du panel fournisseurs. 
• Beaucoup de demandes sur la maîtrise et l’exploitation de la data. 
• Et aussi la venue de clients qui n’étaient pas équipés et qui se lancent. 

J’aime les outils, mais c’est une finalité et non une fin en soi. Il est essentiel, dans chaque contexte, que chaque client se construise sa propre roadmap, sa propre vision, sa feuille de route de digitalisation de 1 à 5 ans en prenant conscience de la maturité de son organisation et de ses processus. 

Digitaliser un processus qui dysfonctionne aujourd’hui, c’est juste mettre encore plus en exergue demain son dysfonctionnement. 
Il s’agit de prendre en compte sa capacité à prendre un virage digital en fonction de ces people, process, data et outils. Cette analyse de maturité permet de faire le meilleur choix de roadmap digital et donc des choix d’outillage des différents processus. 
On constate encore, même si la tendance est à l’amélioration, que le cadrage en amont, un acte essentiel, est encore par trop ignoré.
Pourtant c’est l’occasion de revoir ses méthodes de travail, d’identifier les processus qu’il faut optimiser, d’éviter un copier-coller de processus existants dans un outil qui exposera à des limites techniques et fonctionnelles. 
Et d’ailleurs, Jean David, j’ai apprécié. Nous sommes dans un monde imparfait. Il n’y a pas de solution qui va permettre de répondre à 100 % à toutes les attentes. D’où donc l’intérêt de bien construire sa vision, de définir ses processus et un plan cohérent dans le temps sans sous-estimer la conduite du changement suite au Go-Live des solutions. 

Patrick : Raphaël, vous avez cité en premier la question de maturité, mais je n’ai pas compris si vous parliez d’une maturité digitale ou d’une maturité des organisations laquelle revient alors à la question des processus que citait Aurélien.

Raphaël : En effet une bonne question. Aujourd’hui, nous accompagnons des clients, nous travaillons sur le diagnostic de la Fonction Achat. Je mets volontairement de côté la brique process et outils. Elle est importante mais à mettre en lien avec le niveau de maturité global de l’organisation achats. 
Pour faire ces analyses, nous partons d’un élément important : le cas d’usage et l’expérience utilisateur. Et quand je parle d’expérience utilisateur, il s’agit de ne pas oublier le client interne et le fournisseur qui est parfois le parent pauvre des solutions mais qui subit beaucoup. 
En parallèle, nous travaillons sur une stratégie de digitalisation car, aujourd’hui comme Aurélien l’a dit tout à l’heure, il y a une course à la digitalisation comme toutes les autres fonctions de l’entreprise. Cette stratégie digitalisation va permettre de cranter aujourd’hui la dématérialisation. Je parle volontairement de dématérialisation du processus achats car c’est la première étape, et il y a des solutions matures sur le sujet. 
En arrière-plan d’une stratégie digitalisation est liée une stratégie de données qui doit être incluse dans une stratégie de données au niveau de l’entreprise. La donnée a toujours été une difficulté pour toutes les organisations achats aujourd’hui tant il est complexe d’obtenir une donnée fiable issue souvent de plusieurs ERP’s qui n’ont pas forcément suivi toutes les évolutions de l’entreprise est complexe : Donc la data est le pivot, la clé de la stratégie de digitalisation. 

Raisonnons cas d’usages, raisonnons expérience utilisateur et à partir de là, construisons la meilleure solution. Je reviens sur ce que disait Jean-David. Aujourd’hui, il y a une multitude d’acteurs logiciel, de gros acteurs qui permettent de piloter en effet le processus achats, en tout cas certaines étapes du processus achats. Il y a d’autres sociétés, dont UNITE, qui proposent des modes complémentaires de gestion propres à certaines typologies d’achats. En raisonnant en cas d’usages, l’on trouvera une solution par rapport à ce geste métier. Et après, l’enjeu est d’avoir une vision globale, une vision d’ensemble

Patrick :  Audrey, Raphaël nous dit que les fournisseurs sont les grands oubliés de la digitalisation. Comment répondez-vous à cette interpellation ? 

Audrey Guéry :  Effectivement, on a vu qu’en ces temps de crise, il est important d’apporter une valeur aux fournisseurs. Un directeur Achats ne pourrait-il pas s’appeler un Directeur des relations fournisseurs ? Notre souhait chez UNITE, est de connecter acheteurs et fournisseurs, de les mettre en relation et de favoriser les échanges pour, par exemple, proposer plus rapidement des prix négociés, un catalogue mis en ligne, la possibilité de commander facilement. Cette dimension de relations fournisseurs est plus importante encore aujourd’hui.

Patrick :   Nous allons passer à la deuxième partie : Qu’ont révélé les crises pour les Achats et le digital Achats ? 

Cette Conférence – Live du 28 Septembre 2022 s’est déroulée dans le cadre de Solutions eAchats  des 11 et 12 octobre à Paris porte de Versailles et été diffusée sur la WEBTV du Salon : https://www.e-solutions.tv

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